Whistleblowing

PROCEDURA WHISTLEBLOWING 

Ambito di applicazione 

La presente procedura è finalizzata a garantire la riservatezza dell’identità del soggetto che, a tutela dell’integrità di Bondini S.r.l., effettui la segnalazione circostanziata di condotte illecite, rilevanti ai sensi del D. Lgs. n. 231 del 2001 e fondate su elementi di fatto precisi e concordanti, o di violazioni del modello di organizzazione e gestione dell’ente, di cui sia venuto a conoscenza in ragione delle funzioni svolte. 

In particolare, la presente procedura si applica alle segnalazioni effettuate da uno dei soggetti di seguito indicati (di seguito, “whistleblower”o“segnalante”): 

1. persona che riveste funzioni di rappresentanza, di amministrazione o di direzione di Bondini S.r.l.; 
2. persona che esercita, anche di fatto, la gestione e il controllo di Bondini S.r.l.; 
3. persona sottoposta alla direzione o alla vigilanza di uno dei soggetti di cui alle lettere a) e b); 
4. lavoratore con contratto a tempo parziale e a tempo determinato, lavoratore in somministrazione, tirocinante, volontario, lavoratore autonomo, consulente, subappaltatore, fornitore;  
5. azionista e componente degli organi direttivi. 

Procedura cartacea 

1. La funzione Risorse Tecniche e Umane, con il supporto del Responsabile Amministrativo, predispone, in un luogo riservato e non visibile dall’esterno, una cassetta per la raccolta delle segnalazioni cartacee indirizzate dal whistleblower all’OdV e relative a condotte illecite o a violazioni del Modello Organizzativo adottato da Bondini S.r.l. 
2. Il whistleblower riporrà il documento contenente la segnalazione in un plico chiuso con intestazione “Organismo di Vigilanza – riservata personale”. In ogni caso verranno trattate come riservate anche le segnalazioni contenute in plichi non riportanti tale dicitura. 
3. Le segnalazioni depositate nella cassetta sono immediatamente trasmesse dalla funzione Risorse Tecniche e Umane ovvero dal Responsabile Amministrativo all’Organismo di Vigilanza. 
4. Nella trasmissione deve essere garantita l’integrità del plico.  
5. Una volta ricevuta la segnalazione l’OdV annota la stessa in un apposito registro cronologico informatico coperto da chiavi di sicurezza e conservato in uno spazio di archiviazione collocato al di fuori della rete aziendale, identifica il segnalante ed attribuisce alla segnalazione un codice numerico crescente associato all’anno di riferimento (ad es. 001/2022). Tale codice è collegato, nel registro, al nome del segnalante.  
6. Successivamente l’OdV realizza una copia cartacea della segnalazione, archivia l’originale, applica sulla copia il codice numerico annotato sul registro oscurando i dati identificativi del segnalante ed ogni altra informazione dalla quale sia possibile risalire allo stesso. 
7. L’OdV, nell’effettuare gli accertamenti di competenza, utilizza nelle comunicazioni con altri organi, funzioni od uffici aziendali esclusivamente la copia della segnalazione recante i dati identificativi del segnalante oscurati. 
8. Nel caso in cui, per garantire il diritto di difesa del segnalato nel procedimento disciplinare, si renda necessario rivelare l’identità del segnalante, gli organi, le funzioni od i soggetti che ne vengano a conoscenza hanno il dovere di mantenere su di essa il riserbo. 

Procedura informatica 

1. Le segnalazioni di condotte illecite o di violazioni al Modello Organizzativo possono essere, inoltre, trasmesse dal whistleblower mediante comunicazione all’indirizzo mail odv.bondinisrl@pec.it
2. L’Organismo di Vigilanza, per la gestione della posta elettronica, si avvale di un apposito client (ad es. Microsoft Outlook) configurato con protocollo “POP3” idoneo a consentire la cancellazione della mail direttamente dal client stesso, senza necessità di collegamento al server. 
3. Nell’oggetto della mail il segnalante appone la dicitura “riservata personale”. In ogni caso verranno trattate come riservate anche le segnalazioni inviate tramite e-mail il cui oggetto non riporti tale dicitura. 
4. Una volta ricevuta la mail di segnalazione l’OdV la acquisisce, la salva in uno spazio di archiviazione collocato al di fuori della rete aziendale, la cancella dal client ed annota la stessa in un apposito registro cronologico informatico protetto da chiavi di sicurezza. 

• L’annotazione nel registro protetto reca l’identità del segnalante a cui viene collegato un codice numerico crescente associato all’anno di riferimento (ad es. 001/2022). 
• Successivamente l’OdV realizza due copie del file salvato attribuendo alle stesse il codice numerico riportato nell’archivio informatico. La prima copia viene a sua volta salvata in apposito archivio crittografato tramite chiavi di sicurezza (mediante, ad esempio, l’impiego del software di compressione ed archiviazione). La seconda copia, invece, è modificata mediante l’eliminazione dei dati identificativi del segnalante e di ogni altra informazione dalla quale sia possibile risalire allo stesso. 
• L’OdV, nell’effettuare gli accertamenti di competenza, utilizza nelle comunicazioni mail con altri organi, funzioni od uffici aziendali la seconda copia della segnalazione priva dei dati identificativi del segnalante. 
• Nel caso in cui, per garantire il diritto di difesa del segnalato nel procedimento disciplinare, si renda necessario rivelare l’identità del segnalante, gli organi, le funzioni o i soggetti che ne vengano a conoscenza hanno il dovere di mantenere su di essa il riserbo.